Chuỗi bài hướng dẫn làm content bởi Mẫu Content .com
Trang web này được điều hành bởi một doanh nghiệp hoặc các doanh nghiệp thuộc sở hữu của Informa PLC và tất cả bản quyền đều thuộc về họ. Văn phòng đăng ký của Informa PLC là 5 Howick Place, London SW1P 1WG. Đã đăng ký ở Anh và xứ Wales. Con số 3099067.
Với số lượng tổ chức nội dung sản xuất – và khối lượng lớn các tài sản và định dạng đa phương tiện – đã đến lúc xem xét một hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số. DAM có thể tăng hiệu quả sản xuất, nâng cao khả năng hoạt động của nhiều nhóm và cải thiện năng suất và hiệu suất tiếp thị.
Các nhà tiếp thị chi tiêu hơn 60% thời gian của họ để truy xuất thông tin hoặc cơ cấu lại tài sản bị mất và các nhiệm vụ có giá trị thấp khác . Triển khai hệ thống DAM có thể là cách tốt nhất để lấy lại thời gian đã lãng phí đó.
Tuy nhiên, hai thách thức hoạt động thường cản trở việc triển khai hiệu quả. Đầu tiên là xác định các quy trình nội dung mà DAM nên giúp tạo điều kiện. Đây thường là sự cân nhắc bị bỏ qua, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp không có quy trình nội dung có cấu trúc hoặc chiến lược quản trị.
Thách thức thứ hai nảy sinh trong việc nêu chi tiết các tiêu chí tổ chức cho một hệ thống DAM trước khi hoàn thành quá trình lựa chọn phức tạp và tốn nhiều thời gian. Nó sẽ được sử dụng như thế nào? Nó phù hợp ở đâu trong quy trình làm việc nội dung? Nếu bạn không có những câu trả lời đó, chẳng khác nào bạn mua một chiếc ô tô mà không biết nó sẽ được dùng để chở gạch hay tham gia một cuộc đua đường phố.
Những trở ngại này – ngoài các yêu cầu như đảm bảo phê duyệt ngân sách và mua hàng của người điều hành và quản lý việc triển khai, cấu hình và tích hợp – có thể khiến suy nghĩ làm việc với hệ thống DAM trở nên quá đáng sợ để xem xét. Nhưng với một chút lập kế hoạch nâng cao và cách tiếp cận tập trung, bạn có thể hạ thấp một số rào cản đó và tăng tốc con đường nhận ra những lợi ích mà các hệ thống này có thể mang lại.
Xóa nhầm lẫn về công nghệ nội dung
Đơn giản nhất, các hệ thống DAM được các doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ, tổ chức và truy xuất các tài sản phương tiện kỹ thuật số để sử dụng hiệu quả trong tất cả các giai đoạn của vòng đời tạo nội dung. Chúng cũng cho phép quản trị hiệu quả các nội dung đó bằng cách quản lý các quyền kỹ thuật số, quyền truy cập và các quyền khác các tiêu chuẩn được thiết lập để tạo và áp dụng nội dung trong tất cả các chức năng của tổ chức.
Được sử dụng song song với hệ thống quản lý nội dung web (WCM) và / hoặc công nghệ tự động hóa tiếp thị khác (như hệ thống quản lý email và bộ xuất bản trên mạng xã hội), DAM có thể giúp người tạo nội dung xác định nội dung thương hiệu như ảnh, cảnh quay âm thanh và video, hoạt ảnh và các đồ họa khác, theo dõi các thay đổi khi chúng chuyển qua quá trình sản xuất, và đảm bảo chúng có có kích thước phù hợp , được định dạng và gắn thẻ để sử dụng trên các kênh và nền tảng phân phối đã chọn. < / p>
Mặc dù khó có thể đưa ra số liệu thống kê chính xác về việc nhà tiếp thị nội dung áp dụng hệ thống DAM, nhưng thật hợp lý khi cho rằng chúng đang được sử dụng quá mức, vì Điểm chuẩn, ngân sách và xu hướng B2B: Nghiên cứu của Insights cho năm 2022 chỉ cho thấy 49% nhà tiếp thị cho biết công ty của họ sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS).
Tuy nhiên, Robert Rose, cố vấn chiến lược chính của CMI cho rằng phát hiện này có thể chỉ ra một nhận thức sai lầm cơ bản về công nghệ nội dung rằng hệ thống DAM và CMS có thể hoán đổi cho nhau: “Các công ty nói rằng họ không có CMS. Họ làm – ít nhất là khi nói đến một hệ thống để quản lý nội dung trên trang web của họ (ví dụ: Drupal, WordPress). Sự nhầm lẫn xảy ra vì thuật ngữ “hệ thống quản lý nội dung” đã trở thành đồng nghĩa với quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM). ”
Mặc dù hai công nghệ có các chức năng chồng chéo, nhưng cả hai công nghệ đều không thể thực hiện công việc một cách hiệu quả trừ khi doanh nghiệp phù hợp với các chức năng mà hệ thống tạo điều kiện, ai sẽ sử dụng mỗi công nghệ và cách mỗi công nghệ có thể được sử dụng với tiềm năng của nó.
“CMS trang web hoặc công cụ truyền thông xã hội thường quản lý nội dung phương tiện từ trạng thái hoàn thiện của chúng thông qua xuất bản và đo lường . Tuy nhiên, chúng cung cấp ít nhất quán về cách xử lý nội dung trên các định dạng khác nhau. Ngược lại, hệ thống DAM sẽ cung cấp toàn bộ hiệu quả của quy trình từ ngọn lửa của ý tưởng thông qua tạo, sản xuất và xuất bản đa nền tảng, cũng như thời gian và địa điểm cuối cùng nội dung sẽ được lưu trữ để sử dụng lại trong tương lai và định vị lại ,” Robert nói.
Như tôi đã đề cập, quản lý những cân nhắc hoạt động thường là thách thức lớn nhất khi thêm bất kỳ công nghệ mới nào vào ngăn xếp nội dung của bạn. May mắn thay, bài tập dưới đây của Robert có thể giúp bạn thoát khỏi một thế giới đầy tổn thương và rắc rối.
Chuẩn bị đúng sẽ làm tăng năng suất
Để chọn hệ thống DAM phù hợp, bạn cần biết nhóm nào sẽ sử dụng nó, cách họ sẽ sử dụng nó và họ sẽ sử dụng nó cho mục đích gì. Đó là rất nhiều thông tin chi tiết và các biến thể cần sắp xếp và đây là nơi nhiều tổ chức phát triển trước khi họ thực sự bắt đầu.
Hơn nữa, không có hệ thống DAM nào sẽ hoạt động tối ưu ngay khi xuất xưởng. Nó phải được định cấu hình để phù hợp với các trường hợp sử dụng, các quyết định quản trị và quy trình làm việc của nhóm . Vì vậy, trước khi bắt đầu quy trình mua hàng, bạn cần có một cái nhìn rõ ràng về các cân nhắc hoạt động và sự chuẩn bị liên quan để cung cấp một hệ thống hoạt động đầy đủ cho tổ chức của bạn.
Dưới đây là một số câu hỏi cần trả lời:
Điều đó đủ khiến bất kỳ người quản lý nội dung nào cũng phải quay cuồng. Và tất cả những điều đó xảy ra trước khi bạn nghĩ đến các cân nhắc kỹ thuật, chẳng hạn như cách các tệp nội dung sẽ được đặt tên, phân loại, được gắn thẻ , được lưu trữ và được quản lý để sử dụng hiệu quả giữa các nhóm và chức năng.
Kiểm kê hoạt động của bạn trong 2 bước
Để ngăn đầu bạn quay cuồng, Robert đề xuất phương pháp quản lý hoạt động hợp lý mà anh ấy sử dụng với các khách hàng tư vấn của mình. Lập bản đồ con người và quy trình để sản xuất một loại nội dung cho mục đích một hoặc một phần trong hành trình của khách hàng. Thông tin chi tiết và thông tin được tạo có thể giúp hướng dẫn quy trình ra quyết định DAM của bạn và sau đó sẽ mở rộng để chứa nội dung bổ sung loại và mục đích khi bạn đã mua và sẵn sàng triển khai hệ thống.
Hai phần của bài tập này là:
Hãy xem qua quá trình này.
Phác thảo tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc tạo một loại nội dung. Ví dụ này minh họa quy trình làm việc cho một cuốn sách điện tử về lãnh đạo tư duy. Đừng lo lắng về bất kỳ tính năng đặc biệt hoặc tác vụ bổ sung nào áp dụng trong một số trường hợp nhất định. Chỉ tập trung vào các nhiệm vụ thường liên quan.
Nhấp để phóng to
Mẫu bao gồm sáu giai đoạn – ý tưởng, lập kế hoạch, tạo, sản xuất, kích hoạt và đo lường. Điền vào các nhiệm vụ chính cho mỗi giai đoạn. Sử dụng thẻ “ai” và “cái gì” trong mẫu để xác định xem có nên liệt kê người chịu trách nhiệm quản lý nhiệm vụ đó (ai) hay ghi chú các hành động và cân nhắc cụ thể (cái gì) trước khi nội dung có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Bảng phân tích này trình bày chi tiết các câu hỏi dựa trên giai đoạn cần trả lời cho ví dụ về sách điện tử Lãnh đạo tư tưởng của chúng tôi:
Bạn nên lặp lại quy trình này cho mọi loại nội dung được sản xuất – và tất cả các nội dung và chiến dịch mà quy trình này có thể được áp dụng trong suốt trải nghiệm nội dung của thương hiệu bạn. Nhưng việc nêu chi tiết quy trình làm việc cho dù chỉ một loại nội dung cũng có thể đưa ra câu trả lời và thông tin cần thiết để nghiên cứu, cân nhắc và so sánh các giải pháp DAM tiềm năng.
Giờ đây, bạn đã có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và chi tiết định tuyến, bạn có thể phóng to những người thực hiện điều đó.
Đối với ví dụ về sách điện tử của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng mẫu RACI (như mẫu được hiển thị bên dưới) để lưu ý tất cả các thành viên trong nhóm có vai trò ở bất kỳ giai đoạn nào trong vòng đời nội dung đã nêu, cũng như những người tham gia khi nội dung đó được sử dụng cho các chức năng khác trong doanh nghiệp.
Bài báo của Forbes này cung cấp thêm thông tin chi tiết về biểu đồ RACI và cách sử dụng chúng. Nhưng đối với mục đích của chúng tôi, điều chính cần biết là các vai trò được chia thành bốn loại:
Như Robert giải thích, các cột đề cập đến cách các loại nội dung hướng đến mục đích phổ biến được tạo cho một nội dung cụ thể (ví dụ: phần giới thiệu về công ty và sản phẩm của chúng tôi trong bản sao được giới thiệu trong sách điện tử) có thể được lập bản đồ và quản lý cho các mục đích sử dụng khác (tức là cho các nỗ lực tiếp thị nội dung dẫn dắt tư tưởng, đưa vào một câu chuyện tiếp thị, tờ bán hàng, được đóng gói lại cho các nhu cầu đặc biệt).
Nhấp để phóng to
Như một phần thưởng, làm việc thông qua quy trình này cũng giúp tiết lộ những dư thừa tiềm ẩn và thâm hụt tài nguyên có thể được giải quyết để cải thiện hiệu quả tổng thể và hiệu quả của hoạt động nội dung của bạn.
Ví dụ: bạn có thể xác định một vai trò bị quá tải với trách nhiệm và trách nhiệm giải trình ở một số giai đoạn sản xuất nhất định, nếu được cân bằng lại, có thể giúp xóa định kỳ nút cổ chai . Hoặc bạn có thể phát hiện ra quy trình làm việc không tính đến việc phân phối nội dung cho các bộ phận chức năng khác. Điều này có thể được giải quyết bằng một bản cập nhật quy trình làm việc đơn giản để đảm bảo sự liên kết giữa các nhóm trơn tru hơn.
NỘI DUNG LIÊN QUAN ĐƯỢC NHẤP TAY:
Kết hợp tất cả lại với nhau
Việc lập bản đồ các vai trò và trách nhiệm này trên tất cả các chức năng trong toàn doanh nghiệp giúp đảm bảo tất cả những người chơi quan trọng đều tham gia vào các cuộc trò chuyện ra quyết định DAM của bạn. Khi kết hợp với thông tin chi tiết thu thập được trong mẫu vòng đời nội dung, bạn có hiểu biết cấp cao về các nhu cầu hoạt động cần tính đến khi sẵn sàng đánh giá và so sánh các giải pháp DAM tiềm năng.
Để kiểm tra toàn diện hơn các hoạt động nội dung của bạn, hãy thêm chi tiết cho tất cả các loại nội dung khác trong các mẫu này. Nhưng ngay cả khi bạn chỉ có thời gian để thực hiện quy trình viết tắt này, bạn sẽ có một kế hoạch vững chắc để biến giấc mơ DAM của mình thành hiện thực có thể đạt được.
Ảnh bìa của Joseph Kalinowski / Viện Tiếp thị Nội dung
Tác giả: Jodi Harris
Jodi Harris là giám đốc chiến lược nội dung tại CMI . Cô mô tả vai trò của mình là sự kết hợp giữa nhà giả kim chiến lược, kiến trúc sư quy trình và nhà thám hiểm sáng tạo. Trước vai trò này, Jodi đã dành hơn một thập kỷ để phát triển và quản lý các sáng kiến nội dung cho khách hàng thương hiệu trong ngành giải trí, CPG, chăm sóc sức khỏe, công nghệ và công nghệ sinh học, cũng như cho các cơ quan và thương hiệu truyền thông. Theo dõi cô ấy trên Twitter tại @Joderama .
Các bài đăng khác của Jodi Harris
Bạn có thể hủy đăng ký bất kỳ lúc nào.
Hủy đăng ký | Chính sách quyền riêng tư
Bản quyền © 2022 Informa PLC Informa UK Limited là công ty đã đăng ký tại Anh và xứ Wales với số công ty 1072954 có văn phòng đăng ký là 5 Howick Place, London, SW1P 1WG. VAT GB365462636. Informa UK Limited là một phần của Informa PLC.